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Una commessa BIM comincia ben prima che sia stata tirata una sola riga di disegno: prima del progetto bisogna elaborare un programma, un piano dei lavori, la tattica e la strategia della commessa. Quali sono i passaggi necessari per pianificare la commessa? Non esiste una risposta semplice e, come ben sappiamo, ogni progetto ha un proprio iter.

La “UNI EN ISO 19650-2: 2018 – Fase di consegna dei cespiti immobili” è un unico grande diagramma di flusso che illustra ogni punto e ogni passaggio nell’articolazione della commessa.

I contenuti di ogni punto e il modo in cui devono essere sviluppati possono variare per ogni progetto, ma in un quadro astratto quanto basta per poter comprendere la generalità di ogni opera. Questo articolo segue il precedente articolo sulla norma ISO 19650-1 (Concetti e Principi), dove abbiamo già affrontato alcuni temi che riprenderemo qui.

Premessa: concetti della ISO 19650-1

La norma, come ben sappiamo, deve essere integrata con gli allegati nazionali; nel Regno Unito sono già alla terza edizione delle Linee Guida e quindi le citeremo all’occorrenza perché d’aiuto nell’interpretazione della ISO. Le Linee Guida sono disponibili gratuitamente qui.

Innanzitutto, la norma ci ricorda quali sono i ruoli coinvolti dal punto di vista della procedura d’incarico: il Soggetto Proponente (Committente o chi per lui), il Soggetto Incaricato Principale e i Soggetti Incaricati. I Soggetti Incaricati danno vita al Gruppo Incaricato a cui fa capo il Soggetto Incaricato Principale per costituire il Gruppo di Fornitura.

Nell’immagine vediamo a sinistra (ISO 19650-1) i soggetti e i gruppi in relazione alla produzione informativa, mentre sulla destra (ISO 19650-2) gli stessi soggetti e gruppi nelle loro relazioni reciproche. Attenzione: mentre risulta chiaro che il Gruppo di Fornitura comprende il Soggetto Incaricato principale, tutti i soggetti di cui è responsabile e le rispettive attività, la definizione di Gruppo incaricato è più aleatoria e dipende di volta in volta dalla natura dell’incarico stesso.

Prima di procedere con i contenuti della parte 2 è necessario operare un ulteriore richiamo alla ISO 19650-1 per riprendere alcuni concetti riguardanti la gerarchia dei requisiti informativi, quindi lo schema in cui sono illustrate le relazioni fra OIR, PIR, AIR, EIR che istruiscono e concorrono alla produzione informativa finalizzata ai modelli PIM e AIM.

Lo schema può essere letto come una matrice, dove le righe indicano se i requisiti riguardano il cespite o la commessa, mentre le colonne indicano se il documento riguarda il Soggetto Proponente o i Soggetti Incaricati. Ad esempio, il PIR è il documento in cui il Soggetto Proponente informa sulle caratteristiche della commessa.

Le Linee guida britanniche ci dicono in proposito che è possibile leggere la tabella in diversi modi, secondo il tipo di commessa:

• la commessa senza coinvolgimento della gestione del cespite sarà articolata in PIR-EIR-PIM;
• la commessa relativa alla sola gestione del cespite, sarà articolata in OIR-AIR-AIM;
• oppure la combinazione dei due viene gestita dall’intera gerarchia dei requisiti informativi.

Le 8 fasi di Gestione delle Commesse

Fatta questa premessa possiamo ripercorrere le tappe attraverso cui vengono definite le commesse. La norma individua 8 fasi di gestione , che però non devono essere confuse con le fasi di progetto che, come abbiamo già visto nella parte 1, non sono più prestabilite e sono state sostituite con gli “eventi scatenanti”: ogni progetto ha i suoi.

Ecco quindi le 8 fasi di gestione:

Per ragioni di spazio (se espandessimo ogni punto avremmo bisogno dello schermo di un cinema per visualizzare l’intero diagramma), abbiamo adottato un piccolo stratagemma ruotando lo schema in verticale: in questo modo possiamo espandere le attività di ogni fase, analizzarle singolarmente e, unendole, avere il quadro d’insieme di tutte le operazioni.

L’uso dei colori ci evita inoltre di ricordare di volta in volta il tipo di attività  considerate, se sono svolte per la commessa, per l’affidamento dell’incarico, per la fase di produzione o altro.

Ogni fase è connessa alla seguente, mentre la fase 7 è connessa anche alla fase 2, in quanto ogni incarico deve contribuire all’incarico successivo.

Potete connettere le varie fasi e ricomporle in un diagramma pieghevole, come nell’immagine di copertina; altrimenti potete scaricare il documento in formato PDF.

1. Valutazione (di fattibilità) e Formulazione delle esigenze

La prima fase, Valutazione e formulazione delle esigenze, inizia con l’incarico del Gestore delle Informazioni (BIM Manager). I punti da 1.2 a 1.6 costituiscono la raccolta di informazioni da parte del Soggetto Proponente, in questo caso il PIR. Nella norma, il punto 1.2 rimanda al punto 5.3 della ISO 19650-1, quindi all’AIR, ma effettivamente le Linee Guida UK sostengono che il riferimento corretto è invece al punto 5.4, quindi al PIR. Vengono definite le scadenze corrispondenti a ogni punto decisionale chiave, come si può vedere nella figura precedente, con i flussi di produzione delle informazioni di cui costituiscono il momento di controllo secondo i requisiti del Soggetto Proponente.

Al punto 1.7 viene richiesto di definire l’Ambiente di Condivisione di Dati:

• ogni contenitore informativo deve avere un ID univoco basato su una convenzione concordata;
• a ogni contenitore devono essere assegnati gli attributi di Stato e di Revisione;
• in genere deve essere garantita la tracciabilità del contenitore informativo in ogni stato: nome dell’autore, possibilità di passaggio da uno stato al successivo, ecc.

Qui assistiamo a un piccolo colpo di scena, perché la norma raccomanda che “l’ACDat debba essere operativo prima della pubblicazione del bando di gara”: questo viene interpretato in UNI come la necessità di suddividere l’ACDat in due parti, l’ACDat diffuso, contenente i documenti di gara, e l’ACDat di commessa, specifico per la commessa e il progetto.

2. Invito a presentare le Offerte

Nell’Invito a Presentare le Offerte, il Soggetto Proponente definisce i propri Requisiti di Scambio delle Informazioni, corrispondenti all’EIR o Capitolato Informativo secondo la nomenclatura italiana (2.1). Attenzione: con il termine EIR vengono designati tanto l’insieme dei requisiti informativi qianto i soli Exchange Information Requirements.

In questo caso ci riferiamo ai requisiti nel loro insieme, che comprendono:

• requisiti dell’Organizzazione (OIR)
• requisiti informativi del cespite immobile (AIR)
• requisiti informativi della commessa (PIR)

Vengono inoltre delineati i fabbisogni informativi richiesti per soddisfare i requisiti di cui sopra. Bisogna poi concordare i riferimenti normativi e condividere le risorse informative, e da ultimo definire le date relativamente alle scadenze di consegna e ai punti decisionali (PIR).  

Al punto 2.2 si raccolgono tutte le restanti informazioni, come ad esempio quelle provenienti da precedenti incarichi di cui al successivo punto 7, mentre al punto 2.3 vengono definiti i criteri di valutazione delle offerte di gara per poi (punto 2.4), completare il pacchetto di informazioni necessarie alla presentazione delle offerte.

3. Offerte

Durante la Fase 3 - Offerte, ogni Gruppo di fornitura designa un proprio responsabile e presenta la propria Offerta di Gestione Informativa (o.G.I.). Quali sono i suoi contenuti?

• Curriculum professionali delle persone che fanno parte del team;
• Strategia di consegna delle informazioni contenenti l’insieme di propositi/obiettivi per la produzione informativa e una panoramica della struttura del Gruppo di Fornitura;
• Strategia per l’aggregazione dei modelli (vedere parte 1, Capitolo 10);
• Matrice di responsabilità;
• Proposte di aggiunta o modifica ai metodi di produzione e gestione delle informazioni.

Il Gruppo di Fornitura dovrà a sua volta valutare le capacità e risorse di ogni Gruppo Incaricato, considerando i curriculum, le esperienze pregresse, la disponibilità tecnica, ecc.

Una volta identificati i membri dei team di lavoro e riconosciuta la loro idoneità a espletare gli incarichi assegnati, si procede con la valutazione delle diverse proposte e vengono scelti i Soggetti Incaricati Principali, insieme al Gruppo di Fornitura afferente.

4. Incarico

A questo punto, l’Offerta di Gestione Informativa vincente viene confermata e diventa, in accordo con il Soggetto Proponente, il Piano di Gestione Informativa: in pratica viene confermata la documentazione già facente parte dell’o.G.I. aggiornando i nominativi alla luce degli incarichi nel loro insieme e rivedendo le procedure rispetto agli incaricati effettivi, mentre altri documenti vengono approfonditi, come nel caso della Matrice Dettagliata delle Responsabilità o altri ancora vengono prodotti ex-novo, come i Piani di Consegna dei contenitori informativi (vale a dire l’insieme di modelli, elaborati e documenti) : sono i cosiddetti T.I.D.P. (Task Information Delivery Plan) o  M.I.D.P. (Master Information Delivery Plan): tabelle in cui vengono riportati gli elenchi di consegna degli elaborati con indicazioni sulle tempistiche e i loro responsabili.

Abbiamo citato già due volte la Matrice delle Responsabilità; come abbiamo già visto parlando della parte 1, la matrice delle Responsabilità è il documento che identifica le funzioni della gestione informativa e i ruoli e responsabilità a loro connesse.

In appendice alla norma troviamo un esempio di Matrice dove vediamo come le attività finora descritte sono messe in relazione con i soggetti coinvolti, Soggetto Proponente (o terze parti incaricate), Soggetto Incaricato Principale, Soggetto Incaricato. 

La Matrice di assegnazione delle responsabilità è anche detta matrice RACI, perché specifica il tipo di relazione fra la risorsa e l'attività attraverso l'acronimo dei 4 tipi di relazione individuati:

• Responsible (R): è colui che esegue e assegna l'attività;
• Accountable (A): è colui che ha la responsabilità sul risultato dell'attività. A differenza degli altri 3 ruoli, per ciascuna attività deve essere univocamente assegnato;
• Consulted (C): è la persona che aiuta e collabora con il Responsible per l'esecuzione dell'attività;
• Informed (I): è colui che deve essere informato al momento dell'esecuzione dell'attività.

5. Mobilitazione

La Mobilitazione è la fase di preparazione durante la quale vengono testate la disponibilità di risorse, le procedure d’interscambio e le piattaforme informatiche. Anche in questo caso viene data conferma a documentazione fornita precedentemente in fase di Offerta da parte dei Gruppi di Fornitura.

6. Produzione collaborativa delle informazioni

Verificato che tutti gli ingranaggi girino a dovere e senza intoppi, può cominciare la fase di Produzione delle Informazioni vera e propria. Nel grafico, i processi vengono riportati in serie perché diversi incarichi possono essere condotti in parallelo.

Verificata la disponibilità di informazioni, ogni Gruppo Incaricato comincia a produrre informazioni in conformità con il proprio TIDP, con la raccomandazione di non eccedere il fabbisogno informativo richiesto, di non sforare l’assegnazione dell’area di lavoro e quindi di non duplicare informazioni provenienti da altri gruppi.

Una volta prodotte, le informazioni vanno controllate e verificate: prima internamente al Gruppo Incaricato e successivamente nel Gruppo di Fornitura. Ogni verifica del Gruppo di Fornitura viene effettuata rispetto a ogni punto del PIR per ogni decisione chiave e in conformità con le indicazioni del MIDP, quindi in considerazione dei lavori degli altri Gruppi di Fornitura. Se la seconda revisione non va a buon fine, il contenitore informativo torna nuovamente al Gruppo Incaricato perché venga corretto (dal punto 6.4 al punto 6.2).

7. Consegna del Modello Informativo

Il modello informativo sfornato dalla precedente fase deve essere autorizzato dal Soggetto Incaricato Principale tenendo in considerazione le scadenze del MDIP, i requisiti del Soggetto Proponente (PIR), i requisiti del Soggetto Incaricato Principale e il Livello di Fabbisogno Informativo; quest’ultima è una tematica che in tutta la norma è effettivamente soltanto accennata in attesa che ogni paese rilasci il proprio allegato nazionale e che il CEN, il Comitato Europeo di Normazione, pubblichi il progetto di norma pr EN 17412-1, Level of Information Need: Concepts and Principles.

8. Chiusura della commessa.

L’ultima fase, come la prima, riguarda l’insieme di attività svolte per la commessa. Il modello della commessa viene archiviato, garantendo l’accessibilità futura del modello da parte di tutti i soggetti coinvolti e si tirano le somme delle lezioni apprese ad uso di commesse future.

Approfondire la normativa

Restano diverse questioni da chiarire e da approfondire, sia perché la norma descrive in maniera molto estesa ogni passaggio e non c'è lo spazio per approfondire tutto, sia perché manca ancora il contributo dell'allegato nazionale e certi concetti sono effettivamente poco circostanziati, ad esempio la procedura di gestione del fabbisogno informativo.