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Tutto sulla ISO 19650, pt. 3: Fase Gestionale dei Cespiti Immobili

Scritto da Hilario Bourg
il 5 agosto, 2021

Tag: Normativa e Professioni

È disponibile, tradotta in italiano, la terza parte della norma ISO 19650, relativa alla Fase gestionale dei cespiti immobili. In attesa degli annessi nazionali, abbiamo finalmente un riferimento certo circa il Facility e Asset management.

Il Facility Management si occupa della gestione e programmazione di tutte le attività di servizio che si svolgono all’interno di una proprietà, quali pulizie, manutenzione, sorveglianza, ecc. L’Asset o Property Management, invece, si occupa della gestione del bene immobile stesso, della sua valorizzazione, della riscossione degli affitti, della stipula delle assicurazioni, ecc.

Nell’introduzione viene esplicitato che la norma si applica sia al Facility che all’Asset Management (per semplicità verrà utilizzato il termine Asset management per contemplare entrambe le discipline), per immobili di qualsiasi dimensione e di tutti i livelli di complessità.

A questo proposito, la norma stabilisce che i principi espressi possono essere applicati in toto o parzialmente, attraverso la formula “shall consider” (“deve considerare”). Chi padroneggia bene l’inglese sa che si tratta di un’espressione piuttosto aperta e non categorica: gli elementi non considerati pertinenti per un immobile piccolo o lineare possono essere completati velocemente o tralasciati.  

Riprendendo i principi contenuti nella parte 2 della ISO 19650, la gerarchia dei requisiti informativi può essere adattata alle diverse circostanze:

  • Se la commessa riguarda solo la consegna dell’immobile, verranno valutati unicamente i requisiti legati alla commessa (PIR, EIR, PIM);
  • Se la commessa riguarda unicamente la gestione del cespite immobile, verranno valutati soltanto i requisiti legati al cespite stesso (OIR, AIR, AIM ma vedremo in seguito anche l’EIR);
  • Se invece l’incarico prevede sia la consegna che la gestione del bene verrà considerata la totalità dei requisiti.

La norma prevede tre diversi scenari:

  1. Siamo in presenza di uno o più eventi scatenanti previsti e programmati in anticipo;
  2. L’immobile è stato acquistato da un precedente proprietario e deve verificarsi il trasferimento delle informazioni dal vecchio al nuovo proprietario o soggetto incaricato;
  3. Siamo in presenza di uno o più eventi scatenanti non previsti.

Per evento scatenante (trigger event) si intende un “evento pianificato o non pianificato che modifica un cespite immobile o il suo stato durante il suo ciclo di vita, dando luogo a uno scambio d’informazioni”. Un esempio di evento scatenante programmato è la manutenzione annuale o la verifica degli estintori, mentre un evento non previsto può essere un qualsiasi incidente, un guasto inaspettato, ecc.

In appendice alla norma sono riportati numerosi esempi di possibili eventi scatenanti:

A.3 Esempi di eventi scatenanti
Decisione dell’organizzazione di gestire le informazioni relative a un cespite immobile esistente secondo il presente documento Valutazione della prestazione di un cespite immobile
Ispezione di un cespite immobile Lavori di manutenzione su un cespite immobile, sia pianificati che reattivi
Avvio di una commessa per la consegna di un nuovo cespite immobile Creazione di un nuovo cespite immobile
Sostituzione di un cespite immobile Modifica della proprietà di un cespite immobile
Interventi importanti su un cespite immobile esistente, come riparazioni, ristrutturazioni o aggiornamenti di grande entità Pianificazione e, ove appropriato, attuazione di un intervento di emergenza

 

La differenza fra i tre scenari individuati consiste nei tempi e nelle modalità di affidamento dell’incarico. Nel caso 1, tutto era già previsto sin dall’inizio e quindi si procede come pianificato in attesa che si verifichi un evento scatenante, previsto o meno. Nel caso 3 partiamo da un evento scatenante, quale ad esempio un cedimento strutturale, per cui bisogna innanzitutto stabilire se partire con una nuova commessa (demolizione e ricostruzione del bene) o come opera di manutenzione straordinaria: nel primo caso si procede con il diagramma di flusso illustrato nella ISO 19650 – 2 (cioè come una nuova commessa seppur eventualmente su una preesistenza), nel secondo con la presente parte 3 relativa alla gestione dell’esistente. Il caso 2 invece riguarda il passaggio di proprietà e l’evento scatenante innescato è il passaggio di informazioni stesso.

8 tre casi

Una volta stabilito in quale casistica ricadiamo, si può procedere con le fasi di gestione della commessa. Quante sono? 8. Esattamente le stesse che abbiamo già incontrato nella parte 2 della ISO.

In maniera analoga alla parte 2, anche la parte 3 è un diagramma di flusso della commessa, con alcune differenze. La prima riguarda la distinzione fra i tre casi già illustrata. La seconda differenza è che la parte 2 è finalizzata alla consegna del Cespite immobile, invece la parte 3 si conclude con l’accettazione del modello informativo per formare l’AIM, e di conseguenza le fasi vengono ricalibrate secondo lo scopo.

ISO 19650 -2 ISO 19650-3
1. Valutazione e formulazione delle esigenze 1. Valutazione e formulazione delle esigenze
2. Invito a presentare le offerte 2. Invito a presentare offerte/richieste per la prestazione di un servizio
3. Offerte 3. Offerta di gara in risposta all’invito a presentare l’offerta/richiesta per la fornitura di un servizio
4. Incarico 4. Incarico
5. Mobilitazione 5. Mobilitazione
6. Produzione collaborativa delle informazioni 6. Produzione di informazioni
7.  Consegna del modello informativo 7. Accettazione del modello informativo da parte del soggetto proponente
8.  Chiusura della commessa 8. Aggregazione AIM

 

A questo punto ripercorriamo le 8 fasi disponendo gli elementi del diagramma in verticale anziché in orizzontale. Ogni sottoprocesso (rappresentato dal quadrato con i numeri all’interno) non cambia, che si trovi in un gruppo di attività o in un altro: cambia la loro disposizione rispetto agli eventi scatenanti (rappresentati con il pentagono inscritto nel cerchio).

figura 4

 

1. Valutazione di Fattibilità e formulazione delle esigenze

Durante la prima fase vengono incaricate le persone di svolgere le funzioni (punto 1.1). Possono far parte della stessa organizzazione o essere scelte fra i soggetti incaricati principali di una commessa in corso, oppure ancora può trattarsi di un soggetto terzo. A questo punto (1.2) il soggetto proponente, cioè chi conferisce l’incarico, deve identificare tutti i requisiti informativi dell’organizzazione, l’OIR, per soddisfare le esigenze dell’organizzazione e del sistema di Asset management di riferimento.

Nell’appendice della norma, punto A.2, sono riportati alcuni esempi di attività che costituiscono gli OIR: queste possono essere raggruppate secondo i soggetti destinatari e secondo la loro natura strategica, tattica o operativa. Ne vediamo alcuni:

A.2 Esempio di attività e requisiti informativi dell’organizzazione (OIR)
Contabilità del cespite immobile, calcolo dei costi delle attività, previsioni Pianificazione e budget
Gestione della domanda e politica delle aspettative dei clienti Investimenti di capitale e costi di ciclo di vita
Innovazione e gestione del cambiamento Funzionamento o utilizzo del cespite immobile
Ricambi, materiali, acquisti Gestione degli appaltatori e dei fornitori
Risorse umane, sviluppo delle capacità e delle competenze Confronto dei costi del ciclo di vita e degli investimenti di capitale alternativi

 

Fra i diversi beni di proprietà dell’organizzazione, devono essere scelti quelli per i quali la gestione informativa, al netto dei costi, può fornire un beneficio (punto 1.3). Al punto 1.4, secondo la gerarchia informativa, dagli OIR discendono gli AIR (Asset Information Requirements): i requisiti del bene immobile indirizzati a ognuno degli stakeholders di riferimento. Questi si suddividono in:

  • Informazioni gestionali: identificatori univoci del cespite immobile, ubicazione dei cespiti immobili, pianificazione di accessi e orari di lavoro, registrazione delle attività di manutenzione, ecc.;
  • Informazioni tecniche: dati tecnici e parametri di progettazione, date e dati di messa in servizio, dati operativi, ecc.;
  • Informazione legali: informazioni contrattuali relative al cespite, valutazione dei rischi degli incarichi e misure di controllo, ecc.;
  • Informazioni commerciali: descrizione dei cespiti immobili, funzioni dei cespiti immobili, dati dei fornitori, indicatori chiave di prestazioni (KPI), criticità dei cespiti immobili e degli spazi per l’organizzazione, identificativi dei ricambi, ecc.;
  • Informazioni finanziarie: costi dell’intero ciclo di vita dell’immobile, costi operativi, impatto dei tempi di inattività, costi originari di acquisto e leasing.

Con il punto 1.5 vengono identificati gli eventi scatenanti prevedibili per la commessa in corso: abbiamo già visto alcuni possibili esempi tratti dal punto A.3 in appendice. Attenzione: alcuni eventi scatenanti possono essere identici tra loro ma la risposta dell’Asset management può essere molto diversa. Viceversa, alcuni eventi scatenanti possono essere identificati indipendentemente dal cespite immobile, ad esempio un evento meteorologico di particolare intensità. Il Risk Management è il processo che individua, valuta e propone strategie per affrontare i rischi correlati a un’attività. È una componente essenziale della pianificazione della commessa, già nelle prime fasi della progettazione.

Al punto 1.6 bisogna definire le norme informative di riferimento per il cespite immobile necessarie per strutturare i contenitori informativi. A livello generale, le norme a cui la stessa ISO 19650-3 guarda sono le ISO 41001 e ISO 41011 per quanto riguarda il Facility Management e le ISO 55000, ISO 55001 e ISO 55002 per l’Asset Management.

Al punto 1.7 si definiscono metodi e procedure di produzione delle informazioni. Il soggetto proponente deve considerare:

  • Come acquisire informazioni esistenti;
  • Come generare, revisionare e approvare le nuove informazioni;
  • Come consegnare le nuove informazioni considerando il formato da utilizzare così che vi sia compatibilità con i sistemi aziendali dell’organizzazione (di cui parleremo al successivo punto 1.10).

Al punto 1.9, il Soggetto proponente definisce l’Ambiente di Condivisione di Dati (ACDat) secondo quanto già visto nella parte 2 delle ISO 19650. All’interno dell’ACDat devono essere assegnati:

  • ID univoco a ogni contenitore informativo;
  • Idoneità di stato, revisione e classificazione (ISO 12006-2);
  • Modalità di transizione da uno stato a un altro;
  • Storico delle transazioni informative;
  • Modalità di accesso controllato.

All’attività 1.10 definiamo i collegamenti tra i sistemi aziendali. I Sistemi aziendali sono dei database relazionali con cui l’organizzatore, o chi per esso, memorizza e gestisce le informazioni relative ai cespiti immobili. La norma non fornisce molte altre specifiche, quindi il discorso è rimandato a quando saranno emanate le nostre specifiche nazionali a completare la norma di riferimento. Sono d’aiuto, invece, le note in Appendice al punto A.5 che forniscono alcuni esempi di Sistemi aziendali collegati all’AIM.

A.5 Esempio di funzionalità fornite dai sistemi aziendali.
Gestione documenti Pianificazione e scadenze dei lavori/programmi
Gestione dei materiali e inventario dei ricambi

Gestione dei rapporti con i fornitori

Gestione dei rapporti con i clienti Contabilità e pianificazione finanziaria
Rendicontazione delle prestazioni Sorveglianza dello stato di conservazione
Sistemi informativi geografici (GIS) e kit di strumenti di analisi spaziale ecc.

 

Il modello informativo del cespite immobile (AIM) non è un aggregato di diversi modelli e informazioni provenienti da differenti fonti: bisogna quindi determinare le regole con cui operare l’aggregazione dei dati in maniera coerente e organica. Questo è lo scopo delle attività al punto 1.11. Anche in questo caso, la norma non fornisce specifiche tecniche e lascia massima libertà all’adozione di qualsiasi sistema si renda necessario. Vanno comunque considerati alcuni aspetti essenziali:

  • La capacità di aggregare i dati;
  • La capacità di estrapolare i dati per una loro lettura e analisi;
  • Il modello AIM può essere collegato a qualsiasi sistema aziendale purché il flusso di lavoro si svolga coerentemente all’interno dell’ACDat secondo i requisiti di sicurezza di cui alla ISO 19650-5 (norma ancora da pubblicare tradotta in italiano).

Una volta definito il modello informativo AIM, la norma al punto 1.12 ci indica come invece deve essere mantenuto. Ciò significa dover definire i processi per:

  • Assegnare i compiti per produzione, manutenzione, trasmissione, accesso delle informazioni;
  • Definire il controllo delle versioni;
  • Archiviare o eliminare informazioni obsolete.

Il periodo di gestione del cespite e il suo AIM viene definito nel contratto o con altro tipo di vincolo legale.

Quest’ultimo aspetto anticipa il successivo punto 1.13, che stabilisce il quadro legale-contrattuale (anche se di fatto nella norma non si fa nessun riferimento alla stipula di contratti). Si parla qui di definire gli obblighi di tutti i soggetti incaricati o che verranno incaricati, le garanzie e responsabilità associate all’AIM e all’uso dell’ACDat, diritti di proprietà intellettuali, utilizzo delle informazioni durante l’incarico e il loro eventuale riutilizzo al termine di questo.

1 VALUTAZIONE ED ESIGENZE (1)

 

2. Invito a presentare l'offerta

Una volta definiti quali sono i requisiti informativi del soggetto proponente e della commessa e da chi e come dovranno essere impostati i successivi contenitori informativi, ci si trova innanzi il bivio visto inizialmente riguardo a tempi e modi di definizione del nuovo incarico (o mantenimento dell’incarico in essere). Come già detto, le fasi sono le stesse, sia che si tratti di un nuovo incarico per la gestione e manutenzione o che invece si tratti della prosecuzione del precedente incarico relativo alla consegna del cespite e il suo PIM (Project Information Model) che confluisce nell’AIM (Asset Information Model). Cambia la successione degli eventi.

Durante la fase 2, al punto 2.1 si decide il tipo di attività che fornisce informazioni. Questa prima distinzione, che si somma alle attività precedentemente individuate al punto 1.5, è quella che influisce sul fatto che la commessa segua un percorso piuttosto che un altro, proseguimento dell’incarico o mantenimento dell’incarico in essere. Ciò può dare quindi origine all’erogazione di un servizio o al conferimento di un incarico tramite un processo di gara formale.

Al punto 2.2, in maniera del tutto analoga a quanto già affrontato con la parte 2 della ISO, il soggetto proponente deve definire i requisiti di scambio delle informazioni (Capitolato informativo – EIR secondo la ISO 19650-3 che è diverso dall’EIR della ISO 19650-2) in grado di soddisfare i requisiti della commessa (AIR) e dell’organizzazione (OIR). In particolare, il soggetto proponente dovrà stabilire:

  • Quali informazioni sono necessarie nei tempi di risposta all’evento scatenante (1.5);
  • Tempi e frequenza dello scambio di informazioni durante l’incarico;
  • I criteri di accettazione dei requisiti informativi, considerando la norma informativa del bene (1.6), i metodi di produzione delle informazioni del cespite (1.7) e l’utilizzo delle informazioni di riferimento (1.8).

La compilazione del Capitolato informativo riprende, in attesa che i soggetti candidati vi diano una risposta, i contenuti precedentemente espressi con l’OIR e l’AIR.

Al punto 2.3, il soggetto proponente deve raggruppare tutte le informazioni e le risorse condivise sin qui individuate per metterle a disposizione del soggetto incaricato principale durante la gara o durante il conferimento dell’incarico.

Al punto 2.4, il soggetto proponente stabilisce i criteri di valutazione delle offerte di gara ricevute dai soggetti incaricati. Dovrà valutare l’allineamento del piano di gestione informativa ai requisiti e la capacità e risorse del gruppo di fornitura.          

Il soggetto proponente (punto 2.5) compila le informazioni da includere nell’invito alla gara e per questo deve considerare i requisiti e informazioni pertinenti, i criteri di valutazione delle offerte, il protocollo informativo del cespite immobile, ecc.

2 INVITO A PRESENTARE LE OFFERTE

 

3. Offerta di gara in risposta all'invito a presentare l'offerta / Richiesta per la fornitura di un servizio

A questo punto si procede con le nomine vere e proprie, oppure con l’incarico a un soggetto esterno (3.1). Se nelle attività di cui al punto 1 il soggetto proponente definisce i propri requisiti, nelle attività del punto 2 si stabiliscono i protocolli informativi che gli eventuali soggetti incaricati dovranno seguire in conformità con i requisiti informativi (OIR e AIR).

Al punto 3.2 viene definita l’offerta di gestione informativa dei gruppi di fornitura per il pre-affidamento: ogni candidato si propone dimostrando il suo approccio e le risorse (3.3 e 3.4) che è in grado di mettere in campo per raggiungere gli obiettivi dell’EIR (ISO 19650-3). Già in questa fase, ogni eventuale soggetto incaricato deve indicare se, quando e chi nominerà a sua volta come soggetto incaricato così da formare il Gruppo Incaricato. La verifica delle capacità e risorse deve quindi considerare l’intero gruppo incaricato come sommatoria della documentazione di ogni singolo soggetto.

Al punto 3.5 viene definito il Piano di Mobilitazione del Gruppo di Fornitura: il candidato dovrà illustrare come metterà in atto (e con quali strumenti) le attività precedentemente delineate nell’EIR. L’intera offerta del gruppo di fornitura si compone di:

  • Offerta di gestione informativa di pre-affidamento (EIR ISO 19650-3), compresi gli EIR dei sub-affidatari;
  • Valutazione delle capacità e delle risorse;
  • Piano di Mobilitazione;
  • Registro dei rischi.

Per quanto riguarda l'ultimo punto, la norma non fornisce molte indicazioni in merito. Quindi, attendiamo fiduciosi lo sviluppo degli allegati nazionali.

3 OFFERTE

 

4. Incarico

I candidati e gli eventuali soggetti incaricati hanno tutti consegnato la propria Offerta di Gestione Informativa (punto 3.7), che deve essere revisionata e confermata in accordo con il Soggetto Proponente (punto 4.1). Il Soggetto incaricato Principale deve comunicare a tutti i sub-affidatari la loro parte di competenza del Piano e assicurarsi che questo sia sempre aggiornato.

Il passo successivo (4.2) è la definizione della Matrice dettagliata delle responsabilità in cui viene precisato chi fa cosa e quando. Questo presuppone, oltre quanto già visto riguardo ai requisiti informativi, che l’opera venga scomposta nei contenitori informativi assegnati a ciascun gruppo incaricato.

Semplificando un po’, possiamo sostenere che l’Offerta di gestione informativa revisionata (che a sua volta include la valutazione e capacità delle risorse, il piano di mobilitazione e il registro dei rischi), insieme alla Matrice delle Responsabilità, definisce il Piano di Gestione Informativa vero e proprio. Questo è in realtà composto dalla sommatoria degli EIR che il Soggetto Incaricato principale rilascia per ognuno dei membri del team. (4.3)

Analogamente alla ISO 19650-2, è giunto il momento di sviluppare (4.4) il Piano di Consegna delle Informazioni (TIDP, dall’inglese Task Information Delivery Plan). È una matrice delle responsabilità ulteriormente dettagliata in cui vengono specificate non solo le aree di competenza ma anche quali elaborati e in genere tutti i deliverables che devono essere consegnati. Ogni contenitore informativo deve essere contrassegnato da un ID unico, deve riportare predecessori e dipendenze, il livello di fabbisogno informativo, oltre all’autore, alle scadenze, ecc.

La somma di ogni TIDP costituisce il Piano Generale di Consegna delle informazioni (4.5), noto anche come MIDP (Master Information Delivery Plan). Ogni gruppo incaricato consegna il proprio TIDP al Soggetto incaricato principale, responsabile del coordinamento e aggiornamento di ogni sua parte.

Ai due punti successivi (4.6 e 4.7) si completa l’incarico del soggetto incaricato principale e di ogni soggetto incaricato, assicurandosi che tutta la documentazione (EIR, normativa del cespite, il MIDP e i vari TIDP, ecc.) sia stata consegnata.

4 INCARICO

 

5. Mobilitazione

Prima di cominciare con i lavori veri e propri è necessaria una verifica delle risorse di ogni soggetto incaricato. Dovranno essere confermate le capacità e risorse di ogni soggetto dal punto di vista:

  • Delle competenze, predisponendo il tirocinio e formazione necessari (5.1);
  • Della tecnologia informatica (5.2);
  • Dei metodi e procedure di produzione delle informazioni (5.3), intesa come la capacità di scomporre correttamente i contenitori informativi nelle parti da assegnare a ogni soggetto.

Il Soggetto incaricato principale dovrà assicurare che l’intera struttura sia pronta, sia dal punto di vista umano che tecnologico, e che si possa affrontare qualsiasi evento scatenante contemplato dall’incarico (5.4).

5 MOBILITAZIONE

 

6. Produzione di informazioni

Ciascun gruppo incaricato verifica innanzitutto di avere accesso alle informazioni contenute nell’ACDat (6.1). Poi si procede con la generazione delle informazioni in conformità al proprio TIDP (6.2), rispettando le tempistiche indicate, non eccedendo il livello di informazioni e non andando oltre gli elementi assegnati.

Ogni Gruppo incaricato dovrà effettuare un controllo della qualità (6.3) di ciascun contenitore informativo. Nel caso il controllo abbia avuto esito positivo, il contenitore informativo dovrà essere contrassegnato come controllato e registrato l’esito del controllo stesso. Se l’esito del controllo risulta negativo, il contenitore informativo dovrà essere respinto.

Il Controllo della qualità non deve essere confuso con la Revisione delle informazioni e Approvazione per la Condivisione di cui al successivo punto 6.4. La Revisione delle informazioni stabilisce il passaggio o meno al successivo Stato di Condivisione (ricordiamo i 4 Stati: Elaborazione, Condivisione, Pubblicazione e Archiviazione). La Revisione deve avvenire considerando le indicazioni dell’EIR (ISO 19650-3) ricevuto dal Soggetto Incaricato Principale, il livello di fabbisogno informativo e previa verifica del necessario coordinamento con tutti gli altri soggetti incaricati.

Se la revisione ha esito positivo dovrà essere assegnato un codice di Stato a ogni contenitore informativo, altrimenti questo sarà scartato avendo registrato l’esito negativo.

Dopo la Revisione dei Contenitori informativi, ogni gruppo incaricato procede con la Revisione del modello Informativo (6.6). Nell’EIR (ISO 19650-3) sono già espressi i criteri di accettazione dei modelli informativi. Analogamente a quanto visto al punto precedente, dopo la Revisione bisogna assegnare un codice di Stato per contrassegnare il modello informativo all’interno dell’ACDat.

Ovviamente, se la revisione ha dato esito negativo, il modello informativo viene rimandato indietro: tale informazione deve essere comunque registrata. Il Soggetto Incaricato Principale non può accettare parzialmente un modello, l’autorizzazione riguarda il modello intero per evitare problemi di coordinamento.

6 PRODUZIONE

 

7. Accettazione del Modello Informativo da parte del soggetto proponente

Per poter accedere allo Stato di Pubblicazione all’interno dell’ACDat, i contenitori e i modelli informativi devono essere accettati dal Soggetto Proponente che deve considerare:

  • AIR;
  • EIR (ISO 19650-3);
  • Livello di fabbisogno informativo;
  • MIDP del gruppo di fornitura.

Se la Revisione ha esito positivo, ogni contenitore e modello informativo dovrà essere contrassegnato all’interno dell’ACDat, altrimenti si dovrà registrare il motivo del rifiuto e identificarne le cause.

7 ACCETTAZIONE

 

8. Aggregazione AIM

Infine, il Soggetto Proponente (o un suo incaricato) deve incorporare ogni modello informativo precedentemente accettato all’AIM esistente, incluso il processo per connettere il modello ai propri sistemi aziendali (8.1).

Il Soggetto Proponente deve accertarsi che l’AIM soddisfi ancora tutti i requisiti impostati. Se così non fosse, si devono mettere in pratica le misure per garantire che il modello sia aggiornato e in grado di soddisfare i requisiti informativi.

8 AGGREGAZIONE AIM

 

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Puoi scaricare il diagramma della norma al link qui sotto:

Scarica il diagramma della ISO 19650-3