Atto Organizzativo: le fondamenta della Stazione Appaltante BIM

Nel mio precedente articolo ho ripercorso gli adempimenti che una stazione appaltante deve rispettare per adottare correttamente il BIM secondo il D.Lgs. 36/2023. Tra questi, tre documenti costituiscono il vero presupposto organizzativo di ogni gara pubblica strutturata secondo la metodologia BIM: l'Atto Organizzativo, il Piano Formativo e il Piano di acquisizione, gestione e manutenzione degli strumenti hardware e software.

Le Linee Guida MIT del 20 febbraio 2026 dedicano a ciascuno di questi tre adempimenti una trattazione puntuale, che permette di capire concretamente cosa debba contenere ogni documento e come i tre si integrino tra loro. In questo articolo entro nel merito di ciascuno di essi.

L'Atto Organizzativo: la cornice stabile del sistema

L'Allegato I.9, all'articolo 1, comma 2, lettera c), richiede di redigere e adottare un Atto di Organizzazione per la formale e analitica esplicazione di ruoli, responsabilità, processi decisionali e gestionali, flussi informativi, standard e requisiti. Le Linee Guida MIT chiariscono che non si tratta di un documento generico o mutuato da altre amministrazioni, ma dell'esito di un processo di analisi che parte dalla condizione reale della singola stazione appaltante: funzioni aziendali coinvolte, processi critici, punti di discontinuità e opportunità di innovazione.

Per garantire stabilità nel tempo e al contempo aggiornabilità, le Linee Guida suggeriscono di articolare l'Atto in due parti principali:

• Una parte principale e stabile: contiene i ruoli e le relazioni organizzative, le regole generali per i flussi informativi, i criteri per l'adozione dei metodi e strumenti, le misure di sicurezza informatica e protezione dei dati, oltre al collegamento con gli strumenti di programmazione e al sistema di monitoraggio e riesame;
• Una parte variabile e aggiornabile: raccoglie con maggiore frequenza le procedure operative interne, la configurazione dei flussi informativi, gli standard tecnici applicativi e i modelli o template utilizzati.

A questa struttura si affiancano due allegati obbligatori, soggetti ad aggiornamento periodico: lo stesso Piano Formativo e il Piano hardware/software di cui parlo più avanti.

Un aspetto che ritengo particolarmente utile nella pratica è l'indicazione delle Linee Guida MIT di impostare l'atto secondo un approccio basato sul rischio. La stazione appaltante deve individuare le criticità che possono incidere sulla qualità dell'investimento – come la carenza di competenze, l'incertezza dei flussi informativi, la mancata interoperabilità, l'inadeguatezza dell'ACDat o la scarsa tracciabilità delle decisioni – e costruire l'Atto Organizzativo attorno alla gestione di questi rischi, evitando di ridurlo a un semplice adempimento formale. Anche qui vale il principio di proporzionalità: una piccola amministrazione può adottare una struttura essenziale, mentre una grande organizzazione richiederà un impianto più articolato.

Il Piano Formativo: dal fabbisogno ai moduli per ruolo

Il Piano Formativo è lo strumento attuativo dell'Atto Organizzativo sul piano delle competenze. In base ai ruoli individuati (gestore dell'ACDat, gestore dei processi digitali, coordinatore dei flussi informativi, ma anche RUP, progettisti interni, ufficio di direzione lavori e soggetti incaricati di verifica e collaudo), si dimensionano i percorsi formativi necessari.

Le Linee Guida MIT ne descrivono un'architettura precisa, che parte da una sintesi del fabbisogno formativo derivata dall'Atto Organizzativo, prosegue con la definizione degli obiettivi formativi (distinti tra obiettivi trasversali di base e obiettivi specifici per ruolo) e si conclude con i criteri di verifica dei risultati e di aggiornamento periodico del piano stesso.

Sul piano dei contenuti, i moduli di base trasversali rappresentano la formazione minima obbligatoria per tutto il personale coinvolto e comprendono i principi della gestione informativa digitale nel Codice, la gestione dei requisiti informativi, la struttura dell'ACDat, i principi dei modelli e dei livelli informativi e i processi previsti dall'Allegato I.9.

I moduli specifici per ruolo, invece, sono calibrati sulle funzioni effettivamente attribuite:

• Il gestore dell'ACDat deve approfondire la configurazione e la gestione della struttura, i permessi, i flussi approvativi, il controllo delle versioni e le regole di sicurezza;
• Il gestore dei processi digitali deve padroneggiare la definizione e il monitoraggio dei processi informativi, la redazione dei documenti sui requisiti informativi e la supervisione della qualità informativa tra le diverse discipline.

Le Linee Guida richiamano infine, anche per la formazione, il principio di proporzionalità: il piano va calibrato sulla tipologia e sulla complessità degli interventi gestiti, sul livello di maturità digitale dell'amministrazione e sul livello di digitalizzazione atteso dagli operatori economici in gara. Non è quindi richiesto lo stesso sforzo formativo a un piccolo Comune che gestisce interventi di manutenzione e a una stazione appaltante che segue opere infrastrutturali complesse.

Il Piano hardware e software: la programmazione degli investimenti

Il terzo adempimento preliminare, previsto dall'articolo 1, comma 2, lettera b) dell'Allegato I.9, riguarda la definizione e l'attuazione di un piano di acquisizione, gestione e manutenzione degli strumenti hardware e software di gestione informativa digitale.

Le Linee Guida MIT suggeriscono di partire da una valutazione preliminare dello stato di fatto: una ricognizione delle fasi del ciclo di vita delle opere gestite dalla stazione appaltante (programmazione, progettazione, affidamento, esecuzione, gestione e manutenzione), seguita dalla valutazione di quali attività di gestione informativa digitale vengano effettivamente svolte in modo diretto, per arrivare a identificare le esigenze reali in termini di strumenti.

Su questa base, il piano individua gli strumenti software necessari, distinguendo le diverse categorie:

• Ambiente di Condivisione dei Dati: sempre necessario per la gestione documentale e lo scambio informativo;
• Software di visualizzazione: per consultare i modelli in formato aperto;
• Software di verifica e analisi dei modelli: indispensabili per i controlli tecnici;
• Software di modellazione: da acquisire solo in caso di progettazione interna;
• Strumenti dedicati alla direzione lavori o alla gestione in fase di esercizio: da prevedere solo se queste attività sono effettivamente svolte dalla stazione appaltante.

Per la maggior parte delle amministrazioni, le Linee Guida osservano che assumono un rilievo primario soprattutto gli strumenti di consultazione e verifica dei modelli, piuttosto che software di modellazione completi.

I requisiti hardware seguono la stessa logica di proporzionalità: per le stazioni appaltanti che utilizzano principalmente modelli in formato aperto a fini consultivi o di verifica sono sufficienti postazioni di fascia media con adeguata capacità grafica, riservando dotazioni più specialistiche ai soli casi di funzioni interne più complesse.

Il piano deve poi normare le fasi di gestione, aggiornamento e manutenzione:

• Aggiornamento dei sistemi operativi e patch di sicurezza sul fronte hardware;
• Aggiornamento e compatibilità con i formati aperti sul fronte software;
• Gestione degli accessi basata su ruoli e autenticazione forte;
• Backup regolari e cifratura dei dati;
• Classificazione e conservazione a lungo termine dell'archivio digitale.

Sul fronte della programmazione degli investimenti, le Linee Guida MIT raccomandano di distinguere le dotazioni essenziali da quelle accessorie, definire priorità operative chiare e valutare il ricorso a convenzioni centralizzate o accordi quadro disponibili a livello nazionale o regionale, utili per contenere la spesa e semplificare le procedure di acquisto, soprattutto per le stazioni appaltanti di minori dimensioni.

Tre documenti, un unico sistema

Atto Organizzativo, Piano Formativo e Piano hardware/software non vanno letti come tre adempimenti isolati, ma come un unico sistema coerente. L'Atto Organizzativo definisce la cornice di ruoli e responsabilità; il Piano Formativo traduce quella cornice in fabbisogni di competenza per le persone; il Piano hardware/software la traduce in dotazioni tecnologiche coerenti con i processi realmente svolti.

Le Linee Guida MIT sottolineano che questo collegamento non è solo una questione di buon senso organizzativo, ma diventa anche un parametro di valutazione della maturità digitale della stazione appaltante ai fini della qualificazione prevista dall'Allegato II.4: un ente che dimostra di aver costruito questo sistema in modo integrato, e non come tre documenti scollegati redatti per mera compliance, rafforza in modo concreto la propria capacità di programmare, affidare e controllare appalti complessi lungo l'intero ciclo di vita dell'opera.

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Mario Napolitano

Founder & openBIM Consultant

Napolitano Consulting S.r.l.